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Cet article concerne uniquement les TPE (très petites entreprises) qui emploient peu ou pas du tout de personnel.
Une question peut venir à l'esprit du petit entrepreneur : pourrais-je me passer des services de mon expert comptable et ainsi économiser la coquette somme qu'il me prend tous les mois. Vous trouverez probablement la réponse à cette question dans la suite de cet article, en vous familiarisant avec quelques bases de comptabilité.
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Les comptes et le plan comptable
Toutes les écritures comptables s'enregistrent dans des comptes. Tout compte posséde "sa partie double" : le débit et le crédit, car tout compte peut-être débité ou crédité. Par exemple, l'augmentation d'espèces en caisse (qui correspond à l'emploi qu'on a fait d'une ressource), s'inscrira au débit du compte "caisse" (les augmentations d'emplois s'inscrivent au débit). Par contre, une sortie d'espéces (qui correspond à la diminution de cet emploi) s'inscrira au crédit du compte "caisse". Lorsqu'on a enregistré une série d'écritures comptables, on aura donc deux colonnes de chiffres dans un compte : une colonne de débits et une colonne de crédits. La totalisation de ces deux colonnes, et la différence de ces deux totaux donnera le solde du compte qui pourra être débiteur (totaux des débits > totaux des crédits) ou créditeur (totaux des crédits > totaux des débits). En général, les comptes qui présentent des soldes débiteurs sont des comptes d'ACTIF (qui correspondent à des emplois), et les comptes qui présentent des soldes créditeurs sont des comptes de PASSIF (qui représentent des ressources). Nous utilisons donc en comptabilité une série de comptes pour enregistrer toutes nos écritures : le compte de caisse, de banque, d'achats, de ventes, de fournisseurs, de clients, etc etc. Nos théoriciens comptables (et experts comptables) ont imaginé de normaliser tout cela, d'organiser ces comptes selon un plan : le plan comptable. Nous n'entrerons pas dans le détail du plan comptable, car nous ne sommes pas des techniciens de haut niveau mais seulement de (bons) amateurs. Disons simplement que les comptes sont classifiés. Et chaque classe posséde des comptes, ceux que l'on utilise en comptabilité. En gros, La classe 1, c'est la classe des comptes qui regroupent les ressources de l'entreprise : les capitaux propres (l'argent qu'on apporte personnellement à l'entreprise), les emprunts, les dettes à long terme. Dans une petite entreprise, un compte de cette classe nous intéresse tout particulièrement, c'est le compte 108 : compte de l'exploitant. Ce compte sert de frontière entre l'argent de l'entreprise et celui (privé de l'entrepreneur). Toute somme d'argent qui passe de l'entreprise à l'entrepreneur (en tant que personne privée) et vice versa sera comptabilisé dans le compte de l'exploitant. Les comptes de la classe 1 sont en général des comptes créditeurs et se situent au PASSIF du bilan. Exemple : Mr A, entrepreneur individuel, met 1000 euros en espéces dans l'entreprise. L'écriture comptable sera la suivante : on débitera le compte caisse de 1000 euros et on créditera le compte de l'exploitant de 1000 euros. C'est comme si l'entreprise devait 1000 euros à l'entrepreneur (mais évidemment, c'est une fiction :-) La classe 2 contient les comptes d'immobilisations. Les immobilisations correspondent à l'achat de matériel , d'outillage, éventuellement d'immeubles, tout qui doit servir à long terme dans l'entreprise. Ces comptes sont en général débiteurs (ce sont des emplois), et on les trouve à l'actif d'un bilan. La classe 3 correspond aux stocks de l'entreprise à un instant T. En général, l'inventaire des stocks se fait en fin d'exercice comptable (le plus souvent en fin d'année), et c'est à ce moment là que l'on comptabilise les stocks de l'entreprise, qui sont également des emplois, donc des comptes débiteurs et à l'actif du bilan. La classe 4 contient les comptes des dettes à court terme (clients, fournisseurs, Etat, ... ). Ces comptes sont parfois débiteurs, parfois créditeurs, et se situent aussi bien à l'actif du bilan qu'au passif du bilan. La classe 5 contient les comptes de trésorerie (banque, caisse) et sont en général débiteurs, donc à l'actif du bilan. La classe 6 contient les comptes d'achats et de charges de l'entreprise. La classe 7 contient les comptes de ventes de l'entrepise et autres produits. Les comptes de la classe 6 et 7 ne se retrouvent pas au bilan de l'entreprise (actif ou passif) mais dans un compte "global", le compte de résultat, qui donne par différences des soldes créditeurs et débiteurs des comptes de la classe 6 et 7 le résultat de l'entreprise. En gros : TOTAL des VENTES (comptes de la classe 7 ) - Totaux des comptes d'achats et de charges = le résultat de l'entreprise. Voilà, c'en est fini de la théorie, oufff, passons à la pratique. PREMIEREMENT, je vous donne un mini plan comptable que nous pourrons utiliser pour nos comptes : compte 108 : compte de l'exploitant compte 215 : matériel et outillage compte 218 : autres matériels compte 355 : stocks de produits finis compte 371 : stocks de marchandises compte 401 : fournisseurs compte 411 : clients compte 421 : personnel rémunérations dues compte 430 : sécurité sociale et autres organismes sociaux compte 4456 : TVA déductible compte 4457 : TVA collectée compte 4458 : TVA a décaisser compte 447 : Etat, autres impots et taxes compte 512 : banque compte 531 : caisse compte 601 : achats de marchandises ou matières premières compte 613 : locations compte 615 : entretiens et réparations compte 616 :prime d'assurance compte 618 : divers services extérieurs compte 628 : frais divers compte 631 : impots et taxes compte 641 : rémunérations du personnel compte 645 : charges sociales compte 661 : charges d'intérêts compte 707 : ventes de marchandises compte 755 : autres produits Voilà, c'est déjà pas mal pour l'instant. Nous parlerons d'autres comptes plus tard (comptes d'amortissement, variations des stocks) car ils ne servent qu'en fin d'année pour fignoler le bilan. |
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La pratique proprement dit... Alors, comment s'y prendre dans la pratique pour tenir une petite comptabilité. Voici ce que je vous conseille : Acheter 2 cahiers d'écoliers, un pour vos ventes et un pour vos achats. Eventuellement un 3eme pour vos sorties et rentrées en espéces. C'est ce qu'on appellera des journaux et dans lesquels vous enregistrerez vos factures de ventes, vos factures d'achats, et vos dépenses et entrées de trésorerie. Pour la banque, on enregistrera les opérations comptables d'après vos relevés bancaires, que vous conserverez précieusement. Il est à noter que, pour une entreprise soumise fiscalement au régime de la micro entreprise, cette comptabilité suffit largement, puisque votre bénéfice est calculé d'après un forfait. Autoentrepreneurs et autres petits entrepreneurs, vous pouvez fermer cet article car votre apprentissage s'arrête là ;-) Enfin, non, vous pouvez continuer ne serait-ce qu'à titre de curiosité... Comment tenir ces cahiers ? Chaque opération doit être encadrée de deux interlignes : la description de l'opération entre les deux interlignes constituera votre écriture comptable. Prenons un exemple pratique : une facture de vente Je trace un trait jusqu'au milieu de la ligne et je mets la date de l'opération puis je finis de tracer le trait jusqu'à la fin de la ligne. A la ligne suivante, je mets le numéro de la facture et le nom du client, puis la somme hors taxe, la tva, et le montant TTC. Eventuellement je rajoute le mode de réglement. ______________________21/07/2012_____________________________ Client dupond, facture numéro 12 total hors taxes .......................... 2000 Tva 19,6 % ................................. 392 total TTC .................................... 2392 réglé par chèque _____________________________________________________________ Voilà une écriture comptable de ventes, nous verrons plus tard comment l'enregistrer en comptabilité. Un autre exemple : une facture d'achats. C'est le même principe : _______________________21/07/2012______________________________ fournisseur durand, facture numéro 1512 : achats de marchandises total hors taxes .......................... 1500 Tva 19,6 % ................................. 294 total TTC .................................... 1794 réglé par chèque n°21456 _______________________________________________________________ Et enfin, une sortie de caisse : _______________________ 21/07/2012_____________________________ Achats de timbres postes total .................. 150 réglé en espèces, pièce de caisse numéro 15 _______________________________________________________________ Je vous conseille de faire des sous totaux par mois, cela vous aidera dans votre gestion et aussi pour faire vos déclarations fiscales. Maintenant, vous allez m'objecter : où est la partie double dans tout ça ? A quoi ça sert de m'être farci toute cette théorie. Pas de panique, nous y voilà. Pour enregistrer vos écritures, vous pouvez tout faire "a la mano" comme au bon vieux temps, mais je vous conseille tout de même l'informatique, cela vous facilitera la tâche pour faire ensuite votre compte de résultat et votre bilan. Il y a des très bons logiciels de comptabilité dans le commerce (je ne fais pas de pub) et certains ne coûtent guère plus de 150 euros. Cela rend vraiment service. Il faut faire un peu d'autoformation, mais bon, vous voulez économiser les sous que vous donnez à votre expert comptable ou non ? J'ai écrit moi même un petit logiciel de comptabilité MINICOMPTA que vous pouvez tester ICI . Ce n'est pas un logiciel très puissant mais il permet de tenir la comptabilité d'une TPE sans problème. Un petit programme de facturation est également inclu dans le logiciel. Parce que vous n'avez pas le temps de faire ça tous les jours, vous allez enregistrer vos écritures comptables une fois par mois (quand on a pris l'habitude, ça ne doit pas prendre plus d'une heure par mois). A chaque écriture correspond un ou plusieurs comptes débités et un ou plusieurs comptes crédités. Et, rappelez vous les grands principes de la partie double , totaux des débits = totaux des crédits De toute façon, tout bon logiciel de comptabilité ne vous laissera pas sortir d'une saisie tant que vous n'aurez pas équilibré vos écritures ! Voici comment enregistrer les opérations décrites plus haut (ventes, achats, espéces). 1) compte débité : Compte 411 clients 2392 comptes crédités : compte 707 ventes 2000 compte 4457 Tva collectée 392 Libellé : facture dupond numéro 12 2) comptes débités : 601 Achats de marchandises 1500 4456 Tva déductible 294 compte crédité : 401 fournisseurs 1794 libellé : facture durand numéro 1512 3) compte débité : 628 frais divers 150 compte crédité : 531 caisse 150 libellé : achat de timbres postes pièce numéro 15 Voilà, vous savez déjà enregistrer 90 pour cent de vos écritures comptables. Nous verrons le reste plus tard. |